Bạn đã biết cách quản lý quán trà sữa hiệu quả chưa?
Quản lý quán trà sữa hiệu quả là chìa khóa để mở cánh cửa thành công. Tuy nhiên không phải ai cũng có thể tận dụng tối đa được chiếc chìa khóa này. Nó dẫn đến hậu quả quán trà sữa không phát triển, mất kiểm soát nội bộ, suy giảm về doanh thu hay thậm chí phải đóng cửa quán sau một vài tháng. Vậy quản lý doanh nghiệp là gì? Các phương pháp quản lý quán trà sữa dễ dàng, đơn giản? Đọc bài viết dưới đây để tìm hiểu câu trả lời nhé!
Tham khảo chuỗi bài về lập kế hoạch kinh doanh quán trà sữa là kiến thức tổng hợp để nghiên cứu – triển khai – vận hành mở quán trà sữa với nhiều kinh nghiệm hữu ích nếu bạn có ý tưởng mở kinh doanh trà sữa
Xem tổng quan chuỗi bài tại : Các bước lập kế hoạch mở quán trà sữa chi tiết
Quy trình quản lý quán trà sữa hiệu quả cơ bản
Định hình được tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi của quán trà sữa
Đây là kim chỉ nam cho mọi hoạt động của quán, là tấm bản đồ đi đến cái đích mà chúng ta đã đặt ra. Nếu bạn vẫn chưa hiểu hết ý nghĩa của nó, hãy trả lời bốn câu hỏi sau đây để xác định:
- Chúng ta là ai?;
- Công việc của chúng ta là gì?;
- Khách hàng là đối tượng nào?;
- Điều gì khiến chúng ta khác biệt với những quán trà sữa khác?
Ví dụ: Tocotoco với sứ mệnh mang tới niềm vui và hạnh phúc chọn nông sản việt là nguồn nguyên liệu chính trong sản phẩm. Tạo nên một sự độc đáo, khác biệt. Chúng ta cũng có thể định vị điểm khác biệt bằng những thuộc tính khác khi phân tích nhu cầu của đối tượng khách hàng mục tiêu.
Lên kế hoạch hệ thống mục tiêu, chiến lược
Mục tiêu chiến lược là kết quả cuối cùng mà bạn mong muốn đạt được, được xem như thước đo định lượng trong khoảng thời gian cố định thúc đẩy quán trà sữa hoàn thành sứ mệnh của mình. Thường thì nó được phân chia thành hai loại:
- Mục tiêu ngắn hạn: những mốc thời gian quán phải đạt được hàng năm để đạt được mục tiêu dài hạn. Ví dụ: Bạn mới khai trương quán, mục tiêu ngắn hạn của bạn là 3 đạt được doanh thu nhất định, 6 tháng phải hồi được vốn,…
- Mục tiêu dài hạn: kết quả phải đạt được sau khoảng thời gian dài(3-5 năm). Ví dụ sau 5 năm sẽ có chỗ đứng nhất định trên thị trường, doanh thu tối thiểu là 100.000$/ năm.
Bảng tính điểm hoà vốn :
- Chi phí hàng bán : Là chi phí nguyên vật liệu để pha chế ra sản phẩm
- Chi phí cố định : Bao gồm chi phí hoạt động, khấu hao và lãi vay
Ví dụ :
- Giá bán sản phẩm : 50.000đ/ sản phẩm
- Chi phí hàng bán : 25.000đ/ sản phẩm => Tỷ suất lợi nhuận gộp : [( 50-25)/50]*100% = 50%
- Chi phí cố định : 50.000.000đ/ tháng ( Bao gồm : mặt bằng, nhân sự, điện nước…)
- Doanh thu hoà vốn : ( Chi phí cố định/Tỷ suất lợi nhuận gộp) = 100.000.000đ/ tháng . Bắt đầu điểm doanh thu bắt đầu có lợi nhuận.
Các bạn có thể tính ra số lượng ly phải bán trong tháng để hoà vốn là : 2.000 ly là > 66 ly/ ngày.
Nếu gặp khó khăn trong việc lên kế hoạch và ý tưởng các bạn có thể liên hệ chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ.
Đây là bước quan trọng giúp quản lý quán trà sữa hiệu quả. Chỉ khi biết chính xác những mục tiêu này, bạn mới có thể đánh giá hiệu quả hoạt động của quán trà sữa.
Xây dựng sơ đồ tổ chức và bảng mô tả công việc
Doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ đều cần lên kế hoạch và hoạt động với sơ đồ tổ chức rõ ràng, có chiến lược và chiều sâu thể hiện rõ các mối quan hệ báo cáo, hỗ trợ cho gia tiếp thông tin. Nó giúp cho dòng chảy quy trình công việc mượt mà và hiệu quả. Bạn nên:
- Sắp xếp từng bộ phận công việc: Ghi lại tất cả công việc cho từng vị trí, chức năng, nhiệm vụ và yêu cầu tối thiểu của từng bộ phận.
- Vẽ sơ đồ quy trình kết thúc công việc theo cách hiệu quả nhất và các thông tin được chia sẻ dễ hiểu.
Tài liệu tuyển dụng và đào tạo nhân sự luôn là chìa khoá để có nhân sự tốt từ khâu đầu vào đến khi vận hành, quản lí nhân sự:
Một số mẫu tin tuyển dụng nhân sự cửa hàng trà sữa tham khảo. Liên hệ để nhận tài liệu đào tạo chuyên sâu cho từng vị trí: Nhân viên bán hàng, nhân viên thu ngân và các vị trí quan trong hơn như : Pha chế và quản lí cửa hàng, liên hệ để nhận tài liệu ngày : Nhận tài liệu
Phương pháp quản lý quán trà sữa hiệu quả
1. Quản lý nguồn nguyên liệu
Quản lý nguyên liệu không chặt chẽ sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu của quán trà sữa. Các nguyên liệu là sản phẩm thực phẩm cần được đảm bảo chất lượng, sự tươi ngon. Bên cạnh đó, bởi vòng đời ngắn bạn phải nhập nguyên liệu sao cho đủ số lượng cần dùng, xuất xứ rõ ràng, tránh tình trạng hư hỏng, mốc, quá hạn sử dụng. Các bước quản lý nguồn nguyên liệu:
- Bước 1: Dự chi số lượng nguyên liệu
Bạn cần ước lượng số lượng nguyên liệu theo tháng, thường thì nó là nhiệm vụ của bộ phận pha chế, phụ thuộc vào các yếu tố:
– Thực đơn của quán;
– Số lượng khách hàng;
– Quy ra số lượng từng loại nguyên liệu( bao gồm cả những sai số);
– Kiểm tra xuất xứ và chất lượng từng nguồn nguyên liệu.
Luôn nhập kho đầu vào nguyên liệu trà sữa và hàng tuần tổng hợp doanh số bán ra từ đó có số lượng đầu ra : Lấy số đầu vào – đầu ra = tồn kho ( trên giấy ) đối chiếu thực tế kho cửa hàng để có thể kiểm soát ( có thể sai số nhưng đừng quá lớn ).
- Bước 2: Xác định nhà cung cấp
Hãy đảm bảo rằng đối tác của bạn có khả năng đáp ứng nhu cầu của bạn, là nơi uy tín, có danh tiếng lâu đời. Chuẩn bị những phương án dự phòng tránh trường hợp bị cháy hàng nhé!
- Bước 3: Kiểm soát nguyên liệu
Đã xảy ra nhiều tình huống nhân viên thông đồng và cắt giảm thành phần món ăn. Điều này sẽ ảnh hưởng đến doanh thu của quán. Vì vậy, việc kiểm soát nguyên liệu là vô cùng quan trọng.
2. Quản lý doanh thu
Quản lý tài chính là yếu tố quyết định cách quản lý quán trà sữa có đạt hiệu quả hay không. Bạn cần quan tâm đến những vấn đề sau:
- Dòng tiền ra vào
Hãy theo dõi tình hình tiền mặt hàng ngày, đảm bảo tất cả các khoản đều hợp lý. Khi doanh thu biến động đến mức báo động thì nhanh chóng tìm hiểu nguyên nhân và giải quyết. Điều này đóng vai trò quan trọng giúp người quản lý tránh những rủi ro, nguy cơ nguy hiểm.
- Số lượng sản phẩm bán ra
Bạn cần phải theo dõi lượng hàng bán ra tăng hay giảm, lý do tại sao nó tăng hoặc giảm đột xuất để có các phương pháp, điều chỉnh phù hợp với nhu cầu tiêu dùng của người tiêu thụ.
3. Quản lý nhân sự
Thái độ phục vụ, tình trạng chất lượng đồ uống, tình trạng của quán,… những điều ảnh hưởng trực tiếp đến cảm nhận và trải nghiệm của khách hàng đều do khâu quản lý nhân sự quyết định. Do đó hãy lên danh sách một bản nội quy, yêu cầu và trách nhiệm thật chặt chẽ cho các bộ phận để có cái đối chiếu nếu xảy ra tình huống xấu nhất. Nó giúp bạn theo dõi tình hình của cả quán, thấy hiệu quả, điểm mạnh, điểm yếu của từng người để điều chỉnh, sắp xếp phù hợp hơn. Đừng quên khen thưởng và trách phạt phải cân bằng và công minh để giảm thiểu nguy cơ chiến tranh trong nội bộ nhà hàng, đồng thời thúc đẩy tinh thần trách nhiệm của mỗi cá nhân.
Nói tóm lại, quản lý quán trà sữa hiệu quả là một điều không hề dễ dàng, nó đòi hỏi rất nhiều yếu tố, năng lực và kinh nghiệm. Tôi hi vọng những kiến thức trên đã giúp bạn hiểu được tổng quát chiến lược điều hành giúp quán trà sữa phát triển bền vững. Hãy áp dụng ngay nhé, chúc bạn thành công!
